Автоматизировали прием документов от поставщиков, сопоставление данных со справочниками и передачу проверенных результатов в SAP.
Клиент и контекст
Разработчик аэронавигационных систем
Клиент разрабатывает и производит аэронавигационные системы и комплексы для оснащения аэродромов и воздушных трасс, а также решения в области информационной безопасности, оповещения и биометрической идентификации.
Задача
Сократить ручную обработку и повысить качество данных
- До внедрения значительная часть обработки документов выполнялась вручную: сотрудники переносили данные из сканов в учетную систему и проверяли корректность реквизитов.
- Поставщики указывали наименования компаний и номенклатурных позиций в свободной форме. Формулировки часто отличались от значений во внутренних справочниках.
- До 50% времени обработки одного документа уходило на поиск соответствий по контрагентам и номенклатуре.
- Ручной ввод создавал риск ошибок в наименованиях, суммах и ставках НДС. При масштабе до 300 000 документов в год это напрямую влияло на скорость и качество работы.
- В периметр проекта вошли коммерческие предложения, счета, прайс-листы, универсальные передаточные документы, счета-фактуры и формы ТОРГ-12.
- Справочники включали более 5 500 поставщиков и свыше 60 000 номенклатурных позиций.
Решение
Команда внедрила платформу обработки документов и разработала специализированные модули, адаптированные к процессам заказчика. Решение охватывает полный цикл обработки: от поступления скана до передачи проверенных данных в SAP.
Автоматическая обработка документов
Настроили загрузку, распознавание, классификацию и извлечение атрибутов для шести типов документов.
Проверки до передачи в учетную систему
Реализовали математические, логические и форматные проверки, чтобы выявлять некорректные значения до передачи данных.
Интеграция с SAP
Обеспечили бесшовную интеграцию с SAP и обратную связь по статусу обработки каждого документа.
Нечеткий поиск по справочникам
Система определяет точное соответствие или предлагает оператору наиболее вероятные варианты для подтверждения, заменяя длительный ручной поиск.
Отчетность и контроль качества
Добавили отчетность по верифицированным пакетам документов, производительности и качеству обработки.
Результаты проекта
Новый цифровой контур ускорил обработку входящих документов, снизил долю ручных операций и сделал процесс прозрачным для руководителей.
- 100% входящих документов проходят автоматическую классификацию и извлечение атрибутов.
- Время сопоставления поставщиков и номенклатурных позиций сократилось в 3 раза.
- 90% документов проверяются в режиме «одного окна»: оператору достаточно уточнить 3–5 полей, остальные данные система заполняет самостоятельно.
- 10% документов обрабатываются полностью автоматически, без участия человека.
- Снижены риски ошибок при выборе контрагентов и номенклатуры, в том числе при морфологически сходных значениях.
- Руководители получили прозрачную отчетность о производительности, качестве обработки и загрузке сотрудников.
Технологии и компетенции
- Интеллектуальная обработка документов
- OCR
- Классификация
- Извлечение атрибутов
- Нечеткий поиск
- Справочники
- SAP
- Отчетность
