Создали единый цифровой процесс для общего центра обслуживания: от качественного сканирования и контроля статусов до передачи выверенных данных в SAP.
Клиент и контекст
Промышленно-инжиниринговая компания
Клиент — промышленно-инжиниринговая компания, поставщик трубных решений и сопутствующих сервисов. Проект реализован для общего центра обслуживания и охватывает восемь бизнес-единиц.
Задача
Сократить ручную обработку и повысить качество данных для учета ТМЦ, нивелировать риски утери документов
- Обработка документов по поступлению товарно-материальных ценностей и проверка актов сверки требовали ручного ввода и сопоставления данных из разных типов сканов.
- В процессе участвовали бумажные и электронные документы: УПД, счета-фактуры, ТОРГ-12, акты ОС-14, матрицы ТМЦ, акты сверки, сертификаты, ТТН, CMR и железнодорожные накладные.
- При ручной обработке возникал риск потери документов: отдельные пакеты не доходили до учетной системы. При годовом объеме до 1 млн страниц требовался контролируемый сквозной процесс.
Решение
Наша команда внедрила платформу обработки документов и разработала пользовательскую отчетность. Решение объединило получение документов, контроль качества сканов, идентификацию, интеллектуальную обработку и передачу результатов в корпоративные системы.
Единый интерфейс сканирования
Настроили единый интерфейс сканирования, который помогает получать качественные цифровые копии документов.
Проверки статуса и идентификация
Реализовали присвоение уникального идентификатора каждому документу и передачу статуса обработки в OpenText.
Интеллектуальная обработка
Автоматизировали распознавание, классификацию, извлечение атрибутов и передачу выверенных результатов в SAP.
Проверки данных
Добавили проверки комплектности, математические, логические и форматные проверки данных.
Интеграция с ERP и ЭДО
Обеспечили бесшовную интеграцию с учетной системой и системой электронного документооборота.
Отчетность, KPI сотрудников и контроль качества
Разработали отчеты для контроля KPI сотрудников, качества обработки и использования лицензий по каждой бизнес-единице.
Результаты проекта
Новый цифровой контур ускорил обработку входящих документов, снизил долю ручных операций и сделал процесс прозрачным для руководителей.
- 100% входящих документов проходят автоматическую классификацию и извлечение атрибутов.
- Время ввода документов сократилось в 4 раза.
- 70% документов обрабатываются полностью автоматически, без участия человека.
- Для 30% документов достаточно точечной проверки 3–5 полей в едином интерфейсе.
- Исключены риски потери документов в процессе обработки.
- Заказчик получил прозрачную отчетность по производительности, качеству и загрузке сотрудников для каждой бизнес-единицы.
Технологии и компетенции
- Интеллектуальная обработка документов
- OCR
- Классификация
- Извлечение атрибутов
- контроль комплектности
- Контроль бизнес-процесса
- SAP
- OpenText
- KPI-отчетность
