Автоматизировали создание карточек электронного архива и обработку до 300 000 страниц чертежей и спецификаций в год.
Клиент и контекст
Промышленно-инжиниринговая компания
В компании накоплен значительный массив электронных чертежей и спецификаций по различным объектам. Для перехода к централизованному хранению информации требовалось создавать карточки документов в электронном архиве.
Задача
Высвободить время квалифицированных специалистов, обеспечить контроль результата.
- Ручное заведение карточек занимало время квалифицированных специалистов, хотя значительная часть операций носила рутинный характер.
- Объем обработки достигал 300 000 страниц в год. Для масштабирования процесса требовалось использовать ресурсы общего центра обслуживания и автоматизировать извлечение реквизитов.
- Важно было обеспечить стабильное качество данных и прозрачный контроль результатов.
Решение
Мы внедрили интеллектуальную автоматическую обработку двух типов документов: инженерных чертежей и спецификаций. Решение стало связующим звеном между электронным массивом документов и централизованным архивом OpenText.
Автоматическая загрузка
Организовали автоматическую загрузку электронных документов.
Извлечение данных
Настроили распознавание, классификацию и извлечение ключевых атрибутов для формирования карточек архива.
Контроль данных
Реализовали проверки комплектности, логические и форматные проверки данных.
Интеграция с OpenText и документооборотом
Обеспечили экспорт результатов в OpenText и интеграцию с корпоративной системой документооборота.
Отчетность
Разработали пользовательские отчеты для контроля KPI сотрудников и качества обработки.
Результаты проекта
Автоматизация позволила не тольок сократить трудозатраты в несколько раз, но и обеспечить качество данных и контроль процесса.
- 100% входящих документов проходят автоматическую классификацию и извлечение атрибутов.
- 70% документов обрабатываются полностью автоматически без участия человека.
- Для оставшихся 30% требуется лишь точечная проверка некоторых реквизитов.
- Время ввода данных сократилось в 4 раза.
- Исключены риски потери документов в процессе обработки.
- Заказчик получил прозрачную отчетность о производительности, качестве и загрузке сотрудников.
Технологии и компетенции
- Интеллектуальная обработка документов
- OCR
- Классификация
- Извлечение атрибутов
- обработка инженерной документации
- KPI-отчетность
- OpenText
- Электронный архив
